seputar komunikasi

Komunikasi yang baik sangat penting dalam sebuah bisnis untuk membangun menjadi lebih sukses atau mengarah ketingkat keberhasilan.. kemmapuan berkomunikasi yang baik adalah kunci membangun organisasi dan kinerja yang baik.

A.   Pengertian Komunikasi

Komunikasi berpangkal dari bahasa latin yaitu Communis  artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan anatara dua orang atau lebih

-          Menurut Himstreet dan Baty dalam Bussiness communication Principle and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu system yang biasa, baik dengan simbol-simbol,sinyal sinyal maupun perilaku atau tindakan

-          Menurut Boover, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan.

-          Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.

B.  Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang informatif dan persuasif yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi.

Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut.

-       Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.

Komunikasi bisnis internal memiliki fungi sebagai berikut :

  Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan dan prosedur 

   Menginformasikan progres perusahaan 

   Mendorong pegawai melakukan perbaikan 

   Evaluasi, member penghargaan dan menegur pegawai

-       Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).

Fungsi komunikasi bisnis eksternal sebagai berikut :

  Membujuk konsumen pembeli produk 

   Menjelaskan produk atau layanan 

   Mengklarifikasikan spesifikasi yang dibutuhkan 

   Mempromosikan omage positif perusahaan 

   Memberikan kredit dan penagihan piutang

C.  Unsur-unsur Berkomunikasi dalam Dunia Bisnis

1.      Komunikator

2.      Pesan

3.      Media

4.      Komunikan

5.      Efek

D.  Teknik Komunikasi Bisnis

1.    Komunikasi informatif [informative communication]

2.    Komunikasi persuasif [persuasive communication]

3.    Komunikasi instruktif/koersif [instructive/ coersive communication]

4.    Hubungan manusiawi [human relation]

E.   Tujuan Komunikasi

1.      Memberi Informasi

Memberikan informasi dalam dunia bisnis kepada orang lain

2.      Memberikan persuasi

Komunikasi bisnis bertujuan memberikan persuasi kepada oranglain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan benar dan baik. Missalnya, pada saat penegasan konfirmasi langganan.

3.      Melakukan kolaborasi

Dengan adanya komunikasi bisnis, seseorang dapat menjalin hubungan bisnis dengan oranglain untuk mengembangkan bisnisnya. Saat ini komunikasi dalam bisnis telah ditunjang oleh teknologi yang sangat canggih.

F.   Proses Komunikasi Bisnis

G.  Bentuk Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,yaitu:

1.    Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Tipe komunikasi verbal  berdasarkan aktif atau pasifnya

-   Aktif ( sebagai komunikator)

-  Pasif ( sebagai audience )

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

-       Berbicara dan Menulis

Dalam dunis bisnis berbicara/ lisan sering dipakai dalam berkomunikasi. Alasannya dengan berbicara secara lisan relative mudah, praktis, serta cepat atau efektif.

Namun tidak semuanya disampaikan secara lisan untuk pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan

-       Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

Walaupun mendengarkan dan membaca adalah dua hal yang berbeda, tapi  keduanya memiliki pendekatan yang serupa yaitu : mencatat informasi yang diperoleh, menafsirkan dan menilai informasi, mencari ide pokok dan ide secara terperinci

2.    Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Contoh komunikasi non verbal : penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara.

Fungsi dari komunikasi non verba menurut Mark Knap :

-       (Repetition) meyakinkan apa yang dia ucapkan

-       (subttution)  menunjukan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata

-       ( identity ) menunjukan jatidirisehingga oranglain bisa mengenalnya

-       Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum sempurna

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan yaitu:

Menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Bussiness Communication:

-       Menyediakan dan memberikan informasi

-       Mangatur alur suatu percakapan

-       Mengekspresikan emosi

-       Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

-        Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

-       Mempermudah tugas-tugas khusus

Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.

Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.

H.  Hambatan Dalam Komunikasi Bisnis

1.    Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing

Adanya perkembangan teknologi menyebabkan jumlah pesan pada dunia bisnis meningkat tajam. Pesan melalui pos, email dll membanjiri suatu organisasi bisnis dan akibatnya ada pesan yang tidak ditanggapi karena pesan dianggap tidak penting atau pemberian respon yang tidak akurat.

2.    Penyaringan yang tidak tepat

Ketika meneruskan suatu pesan kepada orang lain dalam organisasi bisnis biasanya terjadi penyaringan yang dilakukan dengan memotong atau menyingkat pesan. Bisa jadi suatu pesan atau informasi penting tidak sampai sebagian atau seluruhnya karena telah dipotong atau dibuang.

3.    Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai

Iklim komunikasi terkait dengan gaya manajemen, gaya manajemen yang tertutup akan menghambat informasi pada suatu organisasi bisnis dalam melakukan pertukaran informasi.

Gangguan-gangguan yang menjadi hambatan dalam komunikasi bisnis :

- Gangguan teknis , gangguan pada radio, internet, tv, kerusakan pada alat komunikasi.

-       Gangguan sematik, gangguan yang disebabkan karena kesalahan pemakaian dalam bahasa saat berkomunkasi bisnis.

-       Gangguan Psikologis, rintangan yang disebabkan karena persoalan dalam diri individu. Misalnya, situasi saat berduka, curiga dll

-       Rintangan fisik atau organic, rintangan karena letak geografis. Misalnya, jarak yang jau sehingga tidak ada jaringan untuk berkomunikasi bisnis.

-       Rintangan kerangka piker, rintangan karena danya perbedaan pola piker akibat perbedaan latar belakang pendidikan, pengalaman.

-       Rintangan budaya, rintangan pada saat berkomunikasi bisinis dimana terjadi perbedaan norma, kebiasaan, nilai nilai.

I.     Keberhasilan Komunikasi Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi.

Komunikasi bisnis dalam  organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1.      Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Kedua, diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

3.      Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

4.      Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5.      Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6.      Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan

J.       KESIMPULAN

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.

Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.

Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan tantangan tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada masyarakat yang mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui perbaikan sistem, pemupukan tingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian edukasi yang berkesinambungan.

Peranan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis sangat penting. Tidak ada seorang pun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat). Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan.